El Expediente de Contratación

Cuando la Administración tiene que tomar una decisión realiza una serie de actuaciones en las que pueden intervenir diversos órganos y personas. Dichas actuaciones deben reunirse en un solo lugar para hacer prueba de la resolución administrativa que se dicte al final conteniendo la decisión.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas define por primera vez qué es el expediente administrativo: “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla” (Artículo 70.1). Además, se señala por primera vez que el expediente debe ser electrónico (por lo que la situación que refleja la fotografía que acompaña a este artículo debería haber pasado, afortunadamente, a mejor vida) y que debe estar completo, organizado, foliado, contener la copia certificada de la resolución que se adopte y, cuando se envíe, deberá hacerse con un índice autentificado.

Expedientes de contratación en general

En el ámbito del contrato de obra también el órgano de contratación debe iniciar la tramitación de un expediente administrativo que comienza con la motivación de la necesidad del contrato, es decir, con la acreditación de que la obra que se pretende ejecutar es necesaria para el cumplimiento y realización de sus fines institucionales. El expediente ha de referirse a la totalidad del objeto del contrato y al mismo se deben incorporar:

• El pliego de cláusulas administrativas particulares

• El pliego de prescripciones técnicas u otros documentos sustitutivos en caso de que el contrato se adjudique por el procedimiento de diálogo competitivo o en caso de contratos marco.

• El certificado de existencia de crédito que es un documento de naturaleza contable cuya función es acreditar que existe saldo suficiente para emplearlo en la contratación que se está programando.

Además, en el expediente se deben justificar adecuadamente las siguientes circunstancias:

• La elección del procedimiento para licitar el contrato.

• La clasificación que se va a exigir a los participantes en la licitación.

• Los criterios de solvencia y las condiciones especiales de ejecución que se van a exigir.

• El valor estimado del contrato.

• La necesidad que se pretende satisfacer con el contrato

• La decisión de no dividir el contrato en lotes.

Cuando el expediente está completo por contener todas las menciones y justificaciones señaladas, el órgano de contratación debe dictar una resolución motivada aprobándolo y dando comienzo a la apertura del procedimiento de adjudicación elegido. Esta decisión supone también la aprobación del gasto con la cual, el saldo que se contenía en el certificado de existencia de crédito queda reservado para ser aplicado a este contrato. Tramitación del expediente.

Además de la tramitación ordinaria, el expediente puede ser objeto de tramitación urgente o de emergencia.

1. Tramitación urgente. Se tramita un expediente de contratación como urgente cuando la celebración del contrato responda a una necesidad inaplazable o cuya adjudicación haya que acelerar por razones de interés público.

Los expedientes así tramitados tienen preferencia para su despacho por los distintos órganos que intervengan en la tramitación y, con carácter general, los plazos para la licitación, adjudicación y formalización se reducen a la mitad a excepción de algunos plazos que se mantienen sobre todo para garantizar la concurrencia de los licitadores.

2. Tramitación de emergencia. Tiene lugar cuando la Administración tiene que actuar de manera inmediata como consecuencia de acontecimientos catastróficos, situaciones de grave peligro o necesidades que afecten a la defensa nacional.

En estos casos la Administración puede ordenar lo necesario para remediar el acontecimiento o satisfacer la necesidad sobrevenida sin tener que cumplir con los requisitos formales antes vistos, ni siquiera el de la existencia de crédito.

Esta forma de tramitación se ha utilizado, por ejemplo, para diversas contrataciones durante la pandemia de COVID-19 en el ámbito sanitario. En el ámbito de los contratos de obras la tramitación de emergencia se utiliza con cierta frecuencia para reparar infraestructuras dañadas por acontecimientos tales como lluvias torrenciales, deslizamientos de taludes o de caminos y carreteras por inundaciones, etc.

Expedientes de contratación de obras

1. El Proyecto

Cuando el expediente administrativo se refiere a la contratación de una obra, debe contener ciertas especialidades que se refieren a la previa elaboración, supervisión, aprobación y replanteo de un proyecto que defina el objeto del contrato y que será aprobado por el órgano de contratación.

Con el fin de elaborar el proyecto, la LCSP establece una clasificación de los tipos de obras según su naturaleza y objeto:

• Obras de primer establecimiento, reforma restauración, rehabilitación o gran reparación.

• Obras de reparación simple.

• Obra de conservación y mantenimiento.

• Obras de demolición.

Cuando la Administración contrate con un tercero la realización del proyecto, el autor incurrirá en responsabilidad por dicho proyecto, que está regulada en el artículo 315 LCSP y que consiste en que, en caso de que el presupuesto del proyecto se desviare en más de un veinte por ciento del presupuesto real de las obras, se le exigirá una indemnización proporcional al desvío producido. En términos parecidos se exigirá también una indemnización si el proyecto incluyera un estudio geotécnico y, por no haber previsto determinadas circunstancias, se hubiera incrementado el precio inicial del contrato en más de un diez por ciento.

En ocasiones, de manera excepcional, se puede contratar que el contratista que va a ejecutar la obra realice también el proyecto. Esto puede suceder:

• Cuando por motivos técnicos tenga que vincularse necesariamente al contratista al estudio de las obras por razón de su destino o de las técnicas de ejecución de las obras.

• Cuando se trate de obras cuya dimensión excepcional o dificultades técnicas singulares precisen de la aportación de soluciones con medios técnicos propios de las empresas.

Incluso en estos casos la Administración debe proporcionar un anteproyecto y la supervisión, aprobación y replanteo del proyecto la hará también la Administración. En los casos en que el contratista realice también el proyecto, si la Administración renunciara a la obra deberá pagar al contratista el precio de la elaboración del proyecto incrementado en un 5 por ciento como compensación. La Administración debe realizar en todo caso la supervisión del proyecto que es la verificación de que en su elaboración se han tenido en cuenta todas las disposiciones legales y técnicas que resulten de aplicación.

2. El Replanteo

También la Administración realizará el replanteo del proyecto que consiste en comprobar:

• La realidad geométrica de la obra

• La disponibilidad de los terrenos

• Todos los supuestos del proyecto que sean básicos para el contrato que se vaya a celebrar.

El requisito de disponibilidad de los terrenos se puede dispensar en los expedientes de obras de infraestructuras hidráulicas, de transporte y de carreteras, pero las obras no pueden comenzar hasta que no se haya formalizado la ocupación de los terrenos de acuerdo con la legislación de expropiación forzosa. Esto da lugar a numerosas reclamaciones de los contratistas que sufren perjuicios porque deben iniciar la ejecución de una obra de este tipo sin que estén todos los terrenos disponibles, bajo la promesa de que lo estarán cuando llegue el momento de tener que realizar obras en ellos, y luego no lo están.

Realizado el replanteo se incorporará al expediente que se cerrará con la decisión de licitar la obra.

En el siguiente artículo veremos los distintos procedimientos a través de los cuales una Administración puede licitar un contrato de obra.