¿Por qué el arbitraje de construcción es complejo? (XIV)

La conferencia de conducción del caso y el calendario procesal

Nadie escalaría el Everest sin planificar cuidadosamente la ruta, los recursos y los tiempos. Un arbitraje de construcción exige la misma preparación. Y la conferencia de conducción del caso es el momento de hacerlo.

Todo arbitraje comienza con la organización del procedimiento. Sin embargo, en el arbitraje de construcción esta fase inicial tiene una importancia especial, precisamente por la complejidad que hemos ido describiendo a lo largo de esta serie.

La conferencia de conducción del caso y la correcta fijación del calendario procesal son, en muchos sentidos, la base sobre la que se sustenta la eficiencia del arbitraje.

La conferencia de conducción del caso

Esta conferencia, también llamada conferencia preparatoria o de organización del procedimiento, es la reunión inicial entre el tribunal arbitral, las partes y sus abogados para acordar cómo se va a desarrollar el proceso.

En ella se definen las reglas del juego: qué escritos se van a presentar, en qué plazos, qué pruebas se admiten, cómo se va a gestionar la documentación y cuándo se celebrará la audiencia.

En el arbitraje de construcción, esta conferencia es especialmente relevante porque las reclamaciones que se formulan son complejas y los medios de prueba que se van a utilizar son muy variados pues incluyen documentos técnicos, programas de obra, informes periciales, testimonios de técnicos y directivos de las partes, visitas a las obras.

Cuanto antes se organice bien todo esto, más eficiente y menos costoso será el procedimiento.

La cronología, las personas y el glosario

Una de las recomendaciones más prácticas para los arbitrajes de construcción es que las partes presenten, en un momento temprano del procedimiento, tres documentos auxiliares que facilitarán enormemente la comprensión del caso por parte del tribunal: una cronología de los hechos relevantes, una lista de las personas que han intervenido en el proceso de construcción y un glosario con la explicación de los términos y definiciones técnicos y contractuales utilizados.

La cronología es particularmente valiosa en los conflictos de construcción porque los contratos suelen tener una larga duración, a veces de varios años, y es fundamental establecer con claridad cuándo se produjeron los hechos que han dado lugar al conflicto.

Ordenar los acontecimientos en el tiempo permite al tribunal arbitral entender la secuencia causal de los problemas y evaluar mejor las pruebas.

Lo ideal es que las partes trabajen conjuntamente en estos documentos auxiliares, acordando al menos los hechos que no son objeto de controversia.

Esta práctica reduce el tiempo que el tribunal arbitral debe dedicar a entender el contexto del caso y concentra el debate en los puntos verdaderamente controvertidos.

El calendario procesal

La fijación del calendario procesal debe buscar un equilibrio entre la necesidad de resolver el arbitraje de manera rápida y eficiente y la complejidad real del caso. No tiene sentido fijar plazos irrealmente cortos que después haya que ampliar, ni plazos excesivamente largos que alarguen innecesariamente el proceso y encarezcan los costes para las partes.

En los arbitrajes de construcción la disponibilidad es un factor clave. Tanto los árbitros como los abogados que representan a las partes deben tener suficiente tiempo para dedicarse al caso.

Un árbitro con demasiados asuntos en paralelo puede retrasar la redacción del laudo y dificultar la celebración de las audiencias.

Lo mismo cabe decir de los abogados con muchos casos que no encuentran tiempo para redactar los escritos.

Por eso, cuando se elige a los abogados y a los árbitros es importante preguntar por su disponibilidad real para el asunto.

También es importante prever en el calendario cómo se va a gestionar la prueba documental, que en construcción puede ser de enorme volumen, y cuándo y cómo se van a presentar los informes periciales. Estos últimos suelen requerir plazos amplios porque los peritos necesitan acceder a la documentación de la obra, revisarla en detalle y elaborar informes técnicos rigurosos.

Una buena conferencia de conducción del caso, con un calendario procesal bien diseñado, es la mejor inversión que pueden hacer las partes al inicio del arbitraje. Es mucho más difícil y costoso corregir después una mala planificación inicial que dedicar el tiempo necesario a organizarla bien desde el principio.

En los próximos artículos nos adentraremos en uno de los aspectos más complejos y determinantes del arbitraje de construcción: la prueba. Comenzaremos con la prueba documental.

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